일반 문서의 도입부 유형

일반적으로 문서는 다음의 네 가지 질문 중 하나에 답변한다.

 

1. 우리는 무엇을 해야 하는가?

2. 우리는 그것을 어떻게 해야 하는가? (혹은 어떻게 할 것인가? 혹은 어떻게 했는가?)

3. 우리는 그것을 해야 하는가?

4. 왜 그런 일이 일어났는가?

 

 

비지니스 세계에서 자주 사용되는 도입부 네 가지 유형

 

1. 지시하기 (무엇을 해야 하는가? 혹은 어떻게 해야 하는가?)

2. 지출 승인 요구하기 (그것을 해야 하는가?)

3. 해결방법 설명하기 (어떻게 해야 하는가?)

4. 대안 결정하기 (무엇을 해야 하는가?)

 

1. 지시하기

 이런 종류의 문서의 경우 도입부에서 독자에게 질문을 유도하기보다는 그의 머릿속에 질문을 심어주어야 한다.

 

예를 들어, 현장판매원을 대상으로 판매체인점의 새로운 진열대 관리법에 대한 교육을 실시한다고 하자. 효율적으로 교육을 실시하기 위해서는 각 지역별로 문제가 되는 판매체인점에 대한 정보가 필요하다. 이런 경우

 

상황 : 현장판매원을 대상으로 새로운 진열대 관리법을 가르치고자 한다.

전개 : 각 지역별로 문제 체인점에 대한 정보가 필요하다.

질문 : (문제 체인점에 대한 정보를 어떻게 준비할 것인가?)

 

단순히 표현하면

 

상황 : 우리는 X를 하고 싶다.

전개 : 당신이 Y를 해주면 좋겠다.

질문 : (Y를 어떻게 할 것인가?)

 

 이 경우 질문은 자세히 설명하지 않고 암시적으로 나타내는 것이 좋다. 그렇지만 필자 자신을 위해 글을 쓰기 전에 질문을 자세히 설명해둘 필요가 있다. 그렇지 않으면 질문이 무엇인지 확실하게 파악할 수 없다.

 

2. 지출승인 요구하기

 이러한 종류이 문서에서는 항상 “이 요구를 승인해야 하는가?”가 질문이 되며, 질문은 역시 명시되지 않고 암시되는 경우가 많다.

 

구성

 

상황 : 우리에게 문제가 생겼다.

전개 : 우리는 해결방법을 가지고 있지만, 거기에는 00달러가 소요된다.

질문 : (나는 이 요구를 승인해야 하는가?)

 

예시)

 

상황 : 알다시피, 지난 4년 동안 우리 부서의 업무량은 매년 20퍼센트씩 증가했다. 그럼에도 불구하고 본사의 방침에 따라 부서의 인원은 14명을 유지했다. 이로 인해 초과근무와 주말근무를 계속해왔는데도 불구하고 여전히 잔무가 늘어나고 있다.

전개 : 현재 손도 안 댄 잔무량이 22주 분량에 달하며 현장에서 감당할 수 있는 수준을 넘어섰다. 더 이상 영업시간을 늘릴 방법이 없다. 조사 결과에 따르면, 00의 컴퓨터를 설치하면 잔무가 줄어들고 초과근무를 하지 않아도 되는 것으로 나타났다. 이 컴퓨터를 도입하려면 00달러가 소요된다.

질문 : (나는 이 요구를 승인해야 하는가?)

답변 : 당신은 이 요구를 신속하게 승인해야 한다.

 

※ 일반적으로 승인을 요청할 때 서너 가지의 기본 이유

1. 문제를 해결할 시간이 많지 않다.

2. 이번 조치로 문제가 해결된다.( 혹은 다른 선택의 여지가 있다고 해도 이번 조치가 문제해결을 위한 최선의 방법이다.)

3. 필요한 지출은 비용절감 효과를 통해 충분히 상쇄된다.

4. 이외에도 여러 가지 부수적인 효과를 얻을 수 있다.

 

1번 포인트에서는 문제의 상황을 설명

2번 포인트에서는 해결 방법에 대해 설명

3번 포인트에서는 재무분석을 덧붙인다.

4번 포인트에서는 “새로운 서비스 기회가 생길 것이다”와 같은 말은 한다. 

3. 해결방법 설명하기

 

 독자가 1) 한번도 해본 적이 없는 일을 어떻게 하는지 말해주는가, 또는 2) 이미 하고 있는 일을 제대로 하는 방법을 말해주는가에 따라 도입부의 구성은 약간 다르다.

 

1) 한번도 해본 적이 없는 일

 

상황 : x를 실행해야 한다.

전개 : 이를 위한 시스템이 구축되지 않았다.

질문 : 그 시스템을 어떻게 구축해야 하는가?

 

2) 이미 하고 있는 일

 

상황 : 현재 시스템은 X이다.

전개 : 시스템이 제대로 작동하지 않는다.

질문 : 시스템이 제대로 작동하려면 어떻게 해야 하는가?

 

이 문제에 대한 해결방법은 현재 진행되고 있는 프로세스와 자신이 생각하는 이상적인 프로세스를 그림으로 그려보는 것이다.

 

 

출처 : 바바라 민토 논리의 기술